Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden 

Datum: 1 januari 2018  

Artikel 1 – Verklaring van begrippen 

Vereniging: 
De zwemvereniging Torpedo (ZV Torpedo) met volledige rechtsbevoegdheid en doelstellingen. 

Bestuur: 
Het bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Zij zijn verantwoordelijk voor de lopende en spoedeisende zaken van de vereniging. 

Bestuursvergadering: 
Vergadering van het bestuur van de vereniging. 

Algemene ledenvergadering (ALV): 
Vergadering van de vereniging waarin bindende besluiten worden genomen die gelden binnen de hele vereniging. 

Buitengewone ledenvergadering: 
 Een ledenvergadering die geen algemene ledenvergadering is, met als doel goedkeuring te vragen van de leden voor een bijzondere situatie. 

Oefeningen: 
Training, instructie, zwemlessen of andere primaire activiteiten van de afdelingen. 

Artikel 2 – Leden 

Met betrekking tot deelname aan wedstrijden dienen de bepalingen van de KNZB te worden nageleefd. 

Elk lid dient een adreswijziging of wijziging van bankgegevens schriftelijk te melden bij de ledenadministratie via ledeninfo@zvtorpedo.nl. 

De vereniging kent functionarissen. Deze zijn door het bestuur benoemd op een functie binnen de vereniging. Functionarissen moeten als lid van de vereniging zijn geregistreerd en hebben dezelfde rechten en plichten als leden. De contributie van functionarissen wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

Artikel 3 – Donateurs 

Donateurs zijn degenen zoals omschreven in artikel 7 van de statuten van de vereniging. Zij mogen niet deelnemen aan wedstrijden en oefeningen. Zij mogen bij oefeningen en wedstrijden, door het bestuur aangewezen, als toeschouwer aanwezig zijn. 

De voorzitter kan donateurs toegang verlenen tot de algemene ledenvergadering en toestemming geven om deel te nemen aan de beraadslagingen; zij hebben echter geen stemrecht. 

Artikel 4 – Lidmaatschap 

Aanmelding geschiedt door het invullen en ondertekenen van een aanmeldingsformulier onder vermelding van de datum. Dit formulier wordt verstrekt door de ledenadministratie. Op het formulier moeten o.a. vermeld worden: achternaam, volledige voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en de verenigingen waarvan men de afgelopen 5 jaar lid is geweest. Bij minderjarigen dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan verzoeken om bewijsstukken van de opgegeven gegevens. 

De kosten voor aanmelding worden door het bestuur vastgesteld. 

De ledenadministratie zorgt ervoor dat nieuwe leden tevens worden aangemeld bij de KNZB. 

Indien een aspirant-lid niet binnen een door het bestuur gestelde termijn aan de verplichtingen voldoet, vervalt het aspirant-lidmaatschap. Indien tijdens het aspirant-lidmaatschap gebruik is gemaakt van diensten van de vereniging, dienen de financiële verplichtingen alsnog te worden voldaan. Aanmeldkosten worden nooit terugbetaald. 

Artikel 5 – Verplichtingen van leden 

Ieder lid dat aan een KNZB-wedstrijd deelneemt moet een geldig KNZB-startnummer hebben.
 
Houders van een startnummer zijn verplicht zich medisch te laten keuren indien dit wordt gevraagd. 

Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging te kennen. 

De statuten en het huishoudelijk reglement zijn te vinden op de website van ZV Torpedo (zvtorpedo.nl). 

Ieder lid houdt zich aan de regels van de sportaccommodaties waar wordt getraind of deelgenomen aan wedstrijden. 

Het bestuur heeft het recht schade, waarvoor de vereniging aansprakelijk wordt gesteld, op het betreffende lid te verhalen. 

Het bestuur heeft ook het recht boetes, die door de KNZB aan de vereniging zijn opgelegd door toedoen van een lid, op dat lid te verhalen. 

Het bestuur heeft het recht om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van een lid te verlangen. 

Artikel 6 – Algemene ledenvergadering (ALV) 

Datum, tijd en locatie van de ALV worden door het bestuur bepaald conform artikel 17 van de statuten. 

Naast hetgeen in de statuten is bepaald, worden in de ALV ook de jaarverslagen besproken. Deze worden opgesteld door de secretaris en penningmeester, waarna het gevoerde beleid wordt goed- of afgekeurd. 

Onderwerpen die vooraf niet op de agenda stonden kunnen alsnog worden toegevoegd als de meerderheid van de aanwezige leden dit noodzakelijk acht. 

Schriftelijke voorstellen ondertekend door minstens 10 leden moeten worden geagendeerd, mits minimaal 10 dagen voor de ALV ontvangen. 

Amendementen worden in stemming gebracht. Bij meerdere amendementen op één voorstel wordt het meest verstrekkende amendement als eerste behandeld. 

Artikel 7 – Verkiezing van bestuursleden 

Aanmelding voor een bestuursfunctie moet schriftelijk bij de secretaris worden ingediend. Een kandidaat krijgt in een gesprek met het bestuur of een delegatie gelegenheid de motivatie toe te lichten. 

Zittende bestuursleden kunnen zich herverkiesbaar stellen via een mondelinge verklaring tijdens een bestuursvergadering of de ALV. 

Bestuursleden worden gekozen voor een termijn van drie jaar conform de statuten. 

Bij tussentijdse benoeming volgt het nieuwe lid de roosterplaats van de voorganger. 

Indien een gekozen kandidaat de benoeming niet accepteert, vindt een tweede stemming plaats onder de overige kandidaten. 

Artikel 8 – Het bestuur 

Voorzitter 
 a. De voorzitter is het officiële aanspreekpunt van de vereniging en verantwoordelijk voor het algemeen beleid. Hij ziet toe op de naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle overige regels en bepalingen. 
 b. De voorzitter, en bij diens afwezigheid diens plaatsvervanger, zit de vergaderingen voor. Hij stelt in overleg met de vergadering de agenda op. 
 c. De voorzitter heeft het recht de beraadslaging te sluiten als de vergadering voldoende is geïnformeerd. Bij verzoek van eenderde van de aanwezige stemgerechtigden worden de beraadslagingen hervat. 
 d. Het voorgaande is van toepassing op bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en algemene ledenvergaderingen. 
 e. De punten a tot en met d gelden ook voor de plaatsvervangend voorzitter. 

Secretaris 
 a. De secretaris verzorgt de correspondentie en notuleert alle vergaderingen. Hij beheert tevens het (digitale) archief en de ledenadministratie. Deze taken kunnen door het bestuur worden gedelegeerd. 
 b. De secretaris presenteert het jaarverslag tijdens de algemene ledenvergadering. 
 c. Het voorgaande is van toepassing op bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en algemene ledenvergaderingen. 

Penningmeester 
 a. De penningmeester is verantwoordelijk voor alle financiële zaken. Hij rapporteert ten minste eenmaal per kwartaal aan het bestuur en legt verantwoording af in de bestuursvergadering. 
 b. Op verzoek van het bestuur legt hij ook op andere momenten verantwoording af. 
 c. Hij is bevoegd uitgaven te doen die voortvloeien uit de toepassing van het reglement of uit besluiten van het bestuur of de ledenvergadering. 
 d. Voor het doen van uitgaven is een schriftelijke volmacht vereist van de bestuursleden die de vereniging volgens de statuten mogen vertegenwoordigen. 
 e. De penningmeester stelt jaarlijks een financieel verslag op met verantwoording van het gevoerde beleid en presenteert tijdens de ALV ook de begroting voor het komende jaar. 
 f. Bij voortijdig aftreden legt de penningmeester verantwoording af aan het bestuur (voorzitter, secretaris en kascommissie). 
 g. Het voorgaande geldt voor bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en algemene ledenvergaderingen. 

Algemene bestuursleden 
 Deze functionarissen verrichten ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de vereniging en ter ontlasting van de eerder genoemde functionarissen. Ze kunnen ook afzonderlijke taken vervullen, zoals externe communicatie. 

Dagelijks bestuur 
 Het dagelijks bestuur kan in spoedeisende gevallen besluiten nemen, indien nodig in overleg met de afdelingsvoorzitters. Juridische handelingen kunnen daarbij – op basis van een onderhands volmacht – ook zonder betrokkenheid van voorzitter, secretaris en penningmeester worden verricht. 

Aftreedrooster 
 Elk jaar treedt een derde van het verenigingsbestuur af. De voorzitter, secretaris en penningmeester treden nooit gelijktijdig af. 

Rechten van bestuursleden 
 a. De voorzitter heeft te allen tijde het recht tot inzage in verenigingsdocumenten in beheer bij bestuursleden of afdelingen. 
 b. Bestuursleden hebben toegang tot alle binnen de vereniging gehouden vergaderingen en mogen deelnemen aan de beraadslagingen. 

Bestuursvacatures 
 a. Bij tussentijdse vacatures in het dagelijks bestuur wordt deze tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering officieel ingevuld. 
 b. Na officiële benoeming wordt het bestuurslid ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Vanaf dat moment treedt hij/zij formeel in functie. 
 c. Beëindiging van een bestuursfunctie dient schriftelijk te worden gemeld aan de voorzitter of secretaris. 
 d. Indien het gehele bestuur aftreedt, blijft het in functie tot aan een buitengewone ledenvergadering, waarin vervangers worden benoemd. 

Stemming 
 a. Op verzoek van de voorzitter of meerderheid van de vergadering kan schriftelijk worden gestemd. 
 b. Stemming bij acclamatie is alleen geldig indien er geen tegenvoorstellen zijn ingediend of tegenkandidaten zijn voorgedragen, en niemand bezwaar maakt. 

Artikel 9 – Commissies 

Kascommissie: 
 Taken en samenstelling zijn vastgelegd in artikel 16 van de statuten. 

Communicatiecommissie: 
 Verantwoordelijk voor alle communicatieactiviteiten, waaronder (technisch) beheer van de website. 

Activiteitencommissie: 
 Coördineert algemene sociale activiteiten die door het bestuur worden geïnitieerd. 

Artikel 10 – Gedragsregels 

De gedragsregels van ZV Torpedo gelden voor alle leden, functionarissen (hierna: 'leden'), vrijwilligers van de vereniging en iedereen die bij de vereniging betrokken is tijdens alle door de vereniging georganiseerde activiteiten of activiteiten waarbij de vereniging aanwezig is. Deze gedragsregels zijn gebaseerd op de ‘gedragsregels voor begeleiders in de sport’ van het NOC*NSF. 

Leden en vrijwilligers zorgen voor een omgeving en sfeer waarin de sporter zich veilig voelt. 

Leden en vrijwilligers onthouden zich van gedrag dat de waardigheid van de sporter aantast en dringen niet verder door in diens privéleven dan noodzakelijk in het kader van de sportbeoefening. 

Leden en vrijwilligers onthouden zich van machtsmisbruik of enige vorm van seksuele intimidatie jegens de sporter. 

Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen vrijwilligers en jeugdige sporters tot zestien jaar zijn onder geen beding toegestaan en worden beschouwd als seksueel misbruik. 

Leden en vrijwilligers raken de sporter niet aan op een manier die door de sporter en/of vrijwilliger redelijkerwijs als seksueel of erotisch kan worden ervaren, zoals het opzettelijk aanraken van geslachtsdelen, billen of borsten. 

Leden en vrijwilligers onthouden zich van (verbale) seksuele toenaderingen via welk communicatiemiddel dan ook. 

Tijdens trainingen, wedstrijden en reizen behandelen leden en vrijwilligers de sporter, diens eigendommen en de ruimtes waarin de sporter zich bevindt – zoals kleedkamers, hotelkamers of slaapzalen – met respect en terughoudendheid. Het maken van beeld- of geluidsopnamen in deze ruimtes is niet toegestaan. 

Leden en vrijwilligers hebben de plicht – voor zover binnen hun macht – om de sporter te beschermen tegen schade en (machts)misbruik als gevolg van seksuele intimidatie. Als duidelijk is wie de belangen van de (jonge) sporter behartigt, zijn leden en vrijwilligers verplicht met deze personen of instanties samen te werken zodat zij hun werk goed kunnen uitvoeren. 

Leden en vrijwilligers bieden geen (im)materiële vergoedingen aan met het oogmerk daar iets voor terug te vragen. Ook aanvaarden zij geen financiële beloningen of geschenken van sporters die niet in verhouding staan tot de gebruikelijke of afgesproken vergoeding. 

Leden en vrijwilligers behandelen elkaar met respect en accepteren dat iedereen anders is. 

Leden en vrijwilligers dragen actief zorg voor naleving van deze gedragsregels door iedereen die bij de sporter betrokken is. Bij constatering van gedrag dat hiermee in strijd is, ondernemen zij de nodige acties. 

Bij het gebruik van sociale media gelden de volgende aanvullende gedragsregels: 

13.1 Social media worden in de eerste plaats gebruikt voor het delen van kennis en andere relevante informatie over de sport of de vereniging. 

13.2 Privacygevoelige informatie mag niet worden gepubliceerd. Uitzondering hierop vormen wedstrijduitslagen die door de KNZB of daaraan gelieerde instanties worden gepubliceerd. 

13.3 Discussies tussen (kader)leden en ouders moeten worden vermeden. 

13.4 Bestuur en kaderleden zijn vertegenwoordigers van de vereniging en dienen zich ook zo te gedragen. Bij twijfel: niet publiceren. 

13.5 Voor het publiceren van publiek toegankelijke beeldmaterialen op sociale media is toestemming vereist. 

In gevallen waarin deze gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het bij de leden en vrijwilligers om in de geest van deze regels te handelen. 

Artikel 11 – Inwerkingtreding 

Deze gewijzigde reglementen treden onmiddellijk in werking na goedkeuring in de algemene ledenvergadering van 17 februari 2018. 

Artikel 12 – Slotbepalingen 

Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement kunnen worden doorgevoerd op de algemene ledenvergadering met een absolute meerderheid van het aantal uitgebrachte geldige stemmen. 

Een wijzigingsvoorstel moet minstens veertien dagen voor de algemene ledenvergadering ter inzage worden gelegd voor de leden, op een geschikte locatie. 

Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten en reglementen van de KNZB, zolang de vereniging lid is van deze organisatie. 

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 17 februari 2018 

Secretaris: Pascal Veltman 
 Voorzitter: Martijn Broersma