Visie 2018 - 2021

Plan van aanpak 2018-2021

Professionalisering Torpedo

Ref: Businessplan 2018-2021 v1.doc / Bewerkt voor website

Status: Concept

Inhoud

  1. Huidige situatie
  2. Organisatie
    • Voorstel
  3. Identiteit (ongoing process) 
  4. Communicatie (d.d. 29-12-2018 -> gerealiseerd) 
  5. Motivatie
  6. Overall

1.Huidige situatie

ZV Torpedo is een vrijwilligersvereniging die zich ten doel stelt de zwemsport, in het bijzonder wedstrijdzwemmen, te beoefenen.

De vereniging is een non-profitorganisatie;

De organisatie van de trainingen en zwemwedstrijden, vragen een forse inzet van vrijwilligers. Deze inzet wordt nu geleverd door een te kleine, vaste groep;

In de afgelopen jaren is het aantal leden stabiel, al zijn dit hoofdzakelijk meisjes, waardoor Torpedo onvoldoende mee kan strijden bij de wedstrijden voor jongens/heren. Daarnaast is het aantal start gerechtigden feitelijk te laag om in de hogere regionen van de landelijke competitie mee te kunnen doen;

Als Torpedo zou groeien, zijn er beperkingen m.b.t. huur badwater. Groei kan dus op dit moment niet gefaciliteerd worden, omdat er geen extra badwater beschikbaar is.

De huidige structuur binnen de vereniging is te divers, waardoor er eilandjes ontstaan. Ook heerst er bij de ouders onduidelijkheid over de taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilligers, en is er gebrek aan duidelijke aanspreekpunten. Sommige ondersteunende functies worden amper ingevuld (sponsoring bijv.); (d.d. 28-12-2018 sterk verbeterd, maar blijft een doorlopend onderwerp)

ZV Torpedo heeft geen duidelijk identiteit. Het clubgevoel is niet voldoende aanwezig, en de gewenste normen en waarden zijn niet duidelijk; (d.d. 28-12-2018 zeer sterk verbeterd, maar blijft een doorlopend onderwerp)

Communicatie naar de ouders is onvoldoende, waardoor er veel vragen blijven ontstaan; (d.d. 28-12-2018 zeer sterk verbeterd, maar blijft een doorlopend onderwerp)

Voor het wedstrijdsecretariaat zijn nieuwe vrijwilligers nodig. Vorige team is in 2018 gestopt en taken zijn (tijdelijk) door anderen opgevangen. Ook hier moeten de taken worden vereenvoudigd en de foutmarges geminimaliseerd;

Activiteitencommissie stopt per 1-1-2019 => 2 tot 3 nieuwe vrijwilligers nodig;

Alle bovenstaande aspecten hebben er toe bijgedragen dat ZV Torpedo in 3 jaar tijd 2 keer is gedegradeerd (tij is gekeerd per 2018; gepromoveerd);

De motivatie van zwemmers EN trainers kan een boost gebruiken; (d.d. 28-12-2018 sterk verbeterd, maar blijft een doorlopend onderwerp)

Banden met KNZB en gemeente mag worden aangehaald; (d.d. 28-12-2018 sterk verbeterd, maar blijft een doorlopend onderwerp)

Doelstelling is om binnen de komende 3 jaar 2 keer te promoveren; (d.d. 28-12-2018 inmiddels 1x gepromoveerd)

Torpedo is financieel gezond en stabiel

Torpedo heeft te weinig ervaren coaches en juryleden. Dit laatste zorgt ervoor dat Torpedo zelf geen wedstrijden kan organiseren, maar altijd afhankelijk is van de inzet van juryleden van andere verenigingen. Op dit moment, 28-12-2018, loopt er maar 1 coach met een zeer gedegen achtergrond, en deze geeft zijn kennis zoveel mogelijk door aan de andere, meer onervaren coaches.

ZV Torpedo is een regionale zwemvereniging voor (ex-)wedstrijdzwemmers waar elke slag, doel en inbreng telt. We schatten alle (toekomstige) zwemmers, trainers, vrijwilligers, sponsoren en andere belanghebbenden op waarde. Het hoogst haalbare voor het individu binnen de vereniging is maatwerk en hangt af van talent en ambitie. Wij leiden met kwaliteit op.

Conclusie;

Structuur binnen vereniging moet beter en efficiënter, en goed worden gecommuniceerd naar de leden. Daarbij moeten nieuwe vrijwilligers worden aangetrokken en de communicatie met/zichtbaarheid van het bestuur moet worden verbeterd. De cultuur/identiteit van Torpedo moet duidelijk worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen, en zij moeten het ervaren in de daden van de vereniging. Dit moet bijdragen aan een clubgevoel en verhoging van motivatie, zowel bij zwemmers, als bij ouders, (mogelijke) vrijwilligers als bij trainers. Het aantrekken van vrijwilligers blijft een doorlopend probleem. Idealiter zou Torpedo moeten groeien, tot 2x maal zo groot, om het probleem van aantrekken vrijwilligers structureel op te kunnen lossen, en om mee te kunnen draaien in de hogere regionen van de landelijke competitie. Dit moet echter wel gefaciliteerd kunnen worden.

Communicatie intern

  • Informeren van vrijwilligers, commissies en leden
  • Bindingsactiviteiten
  • Website, social media, nieuwsbrief

Communicatie extern/profilering

  • Persberichten ZV Torpedo activiteiten
  • Website
  • Activiteiten/acties
  • Social Media

2.Organisatie;

Bestuur

  • Voorzitter - Martijn Broersma
  • Secretaris - Pascal Veltman
  • Penningmeester - Frank Leusink
  • Ledenadministratie - Tamara Frankhuisen - Stalenhoef
  • Bestuurslid - Annick Scholten
  • Bestuurslid - Jack van Leeuwen

Commissies

  • Wedstrijdsecretariaat - Annie Zijlstra / Annick Scholten (tijdelijk) -> 1 vacature
  • Open Water secretariaat - Jack van Leeuwen
  • Contactpersoon juryleden - Annie Zijlstra / Wil Huydts
  • Klokkers
  • Brevetzwemmen - Jack van Leeuwen
  • Sponsorcommissie - vacature
  • Activiteitencommissie - vacatures
  • Webmaster - Pascal Veltman
  • Trainers coördinator - Jack van Leeuwen
  • Vertrouwenspersoon - Sharon Kruisdijk-Hené

2.1     Voorstel;

  • Samenvoegen Ledenadministratie en wedstrijdsecretariaat op delen (d.d. 28-12-2018 afgerond)
  • Samenvoegen juryleden en klokkers (klokkers ook trainen tot juryleden)
  • Bestuur actief zoeken naar vervanging wedstrijdsecretariaat en activiteitencommissie, en extra klokkers en trainers.
  • Toevoegen/installeren sponsorcommissie opstellen sponsorplan, geldwerving, sponsoracties ten behoeve van activiteiten en middelen
  • Kritisch kijken naar het proces wedstrijdsecretariaat – kan het worden vereenvoudigd
  • Kwaliteit coaches verhogen, train de trainer, aantrekken ervaren coaches, deskundigheidsbevordering
  • Kennis op het gebied van trainen delen met andere sporten
  • Zwemcommissie instellen. Afdeling met 3 vaste vrijwilligers. Achter de schermen zorgen zij er voor dat allerlei zaken binnen de afdeling wedstrijdzwemmen zo soepel mogelijk verlopen.

De taken van de zwemcommissie bestaan o.a. uit:

  • contact onderhouden richting het bestuur;
  • aanspreekpunt zijn voor zwemmers en ouders;
  • ondersteuning bieden bij wedstrijden en sociale activiteiten;
  • begeleiden/checken inschrijvingen wedstrijden en communicatie hierover met ouders;
  • wijzigingen van trainingsuren en nieuwe aanmeldingen doorzetten naar de ledenadministratie;

3.Identiteit (ongoing process)

  • Voorstel kernwaarden Torpedo;
  • Plezier; presteren en je thuis voelen bij de vereniging
  • Professioneel/betrokken; verantwoordelijkheid in en om het bad
  • Prestatie; doelen haal je door samen te werken
  • Torpedo is geen zwemvereniging waar iedereen lid van kan worden. Torpedo is aan ambitieuze wedstrijdzwemvereniging en verwacht dit ook van haar leden.
  • Door; op een professionele manier te trainen/getraind te worden, wordt persoonlijke ontwikkeling gestimuleerd, wat leidt tot meer plezier. Dit moet bij nieuwe leden worden uitgelegd door het bestuur, waarbij betrokkenheid van de ouders eveneens moet worden aangestipt i.v.m. werving vrijwilligers.

4. Communicatie (d.d. 29-12-2018 -> gerealiseerd)

  • Er is in 2018 een nieuwe website gelanceerd, die overzichtelijk alle benodigde informatie weergeeft. Dit wordt ondersteund door het Facebook account, en ouders moeten er duidelijk op worden blijven gewezen. Communicatie ligt ook deels bij het bestuur, dat gezamenlijk de boodschap (kernwaarden) van Torpedo uit moet dragen en moet kunnen informeren/vragen kunnen beantwoorden.
  • Daarnaast moet het bord in de hal van de Lieberg (Optisport) duidelijker zijn (banner ernaast zetten), en de meest recente informatie bevatten omtrent wedstrijden/activiteiten/nieuws (vacatures) etc. Het moet een cultuur worden om zeer geregeld op het bord of Facebook of de website te kijken.

Voorstel;

  • Betrekken Sportcafe de Lieberg voor geregelde informatiemoment/update te geven vanuit het bestuur (nieuwe leden verwelkomen en informeren/ALV etc.), bij gebrek aan eigen verenigingsruimte
  • Op de website (in algemene gedeelte, dus geen inlog nodig) wordt de volgende informatie weergeven (rekening houdend met de huidige AVG);
  • Algemeen (cultuur/identiteit Torpedo/bestuur/vertrouwenspersoon)
  • Wedstrijdcommissie (wie is wie en hoe te bereiken)
  • Trainers (wie is wie en wie traint welke groep)
  • Trainingstijden (welke groep wanneer/waar/hoe laat)
  • Wedstrijdagenda (inclusief brevetzwemmen en activiteiten)
  • Records (SwimTrack) --> Zie www.zvtorpedo.nl

5. Motivatie

  • Professionalisering door train de trainers vanuit KNZB en anderen
  • Aantrekken nieuwe extra Nederlandstalige trainers
  • Naast techniek meer coaching op keerpunten/duik (aantal diskwalificaties naar beneden) -> onderwater camera’s
  • Jaarlijks een clinic door een bekende zwemmer/coach
  • Paar keer per jaar videoregistratie bij trainingen en nabespreking
  • Trainer per (gevorderde, bijv. na brevet 3) zwemmer jaarlijks doelen afspreken en hier specifiek naar toe werken -> aparte groep topzwemmers/talenten met extra trainingsuren
  • Medailles bij minioren wedstrijden
  • Kennis delen met andere sporten -> d.d. 28-12-2018 binnenkort wordt een training bijgewoond/ondersteund door Mark Emke, bondscoach NLs team roeien, zware mannen

6. Overall

  • In overleg treden met Optisport over mogelijkheden uitbreiden van trainingsuren, huur badwater. Mogelijke extra bedreiging hierin is de BTW verhoging per 1-1-2019.
  • Badwater moet ten alle tijden veilig en schoon zijn, wat het nu niet is.
  • Vereniging moet ingeslagen weg voortzetten en uitbouwen; op weg naar samen groeien en opbouwen cultuur/identiteit.

Doel seizoen 2018/2019 handhaven in middenmoot competitie (vorig seizoen gepromoveerd), om het seizoen 2019/2020 weer een stap te kunnen maken. Doel voorzitter bij aantreden in 2017; 2 x promoveren in 3 jaar tijd.

Vrijwilligers;

  • Ontwikkelen van vrijwilligersbeleid
  • Balans tussen jonge en oudere vrijwilligers (jong leert van oud)
  • Bindingsactiviteiten vrijwilligers
  • Werving officials /juryleden
  • Inzet leden en ouders/verzorgers voor individuele acties en klussen